KOMPONEN ELEMEN SISTEM

Elemen Sistem Menurut Raymond McLeod Jr

Raymond McLeod Jr. dalam bukunya "Management Information Systems" (2001 : 9) menyebutkan: Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi ia merupakan suatu susunan dasar sebagaimana yang diperlihatkan dalam gambar berikut ini :

 

Sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah.

Elemen Sistem Menurut Togar

Menurut (Togar, 1994:11) Elemen sistem adalah bagian terkecil sistem yang dapat diidentifikasi. Input – output adalah kerangka yang bermanfaat untuk mengevaluasi operasi sistem (analisis proses) dan menentukan alternatif – alternatif untuk peningkatan performansi sistem (anlisis hasil akhir) (Togar, 1994:31). Lingkungan sistem adalah kumpulan obyek dimana perubahannya akan mempengaruhi sistem dalam batas – batas tertentu. (Togar, 1994:24)

Elemen Sistem Dalam Wikipedia

Dalam wikipedia disebutkan ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

• Tujuan. setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
• Masukan. Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
• Proses. Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
• Keluaran. Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
• Batas. Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
• Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik. Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

Lingkungan. Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem. 

- Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok). Berikut adalah komponen dari Sistem informasi.

1. Komponen input

Komponen Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, berupa dokumen-dokumen dasar. Input termasuk dalam metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan.
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

1. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

1. Komponen hardware

Komponen hardware merupakan media penyimpanan vital bagi sistem informasi yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

1. Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7.   Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). Penyimpanan data bertujuan untuk penyediaan informasi lebih lanjut.
8.   Komponen kontrol
Komponen control berfungsi untuk mencegah terjadinya kerusakan di dalam system informasi. Beberapa pengendalian perlu dirancang untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

CBIS (SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER)

 Definisi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi, meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi komputer begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “computer based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka disebut “Computer Base Information System” atau sistem informasi berbasis komputer.

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. CBIS (Computer Based Information System) merupakan sebuah sistem yang terintegrasi, sistem-manusia-mesin yang memanfaatkan perangkat keras, perangkat lunak, database dan prosedur yang bertujuan untuk menyediakan informasi yang mendukung kegiatan organisasi.

2.      Evolusi Computer Based Information System (CBIS) dan Upaya Pencapaian dari Evolusi CBIS

Evolusi perkembangan sistem informasi berbasis komputer ada lima tahap, berikut adalah lima tahap evolusi dan upaya pencapaian dari evolusi Computer Based Information System (CBIS) :

a.      Tahap pertama

Awalnya komputer digunakan untuk aplikasi akuntansi (pengolahan data elektronik/EDP). Pada tahap ini aplikasi Accounting Information System (AIS) menggunakan komputer hanya untuk pengolahan data perusahaan yang bersifat sederhana, di mana informasi untuk manajemen masih merupakan produk sampingan. Dalam bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

SIA merupakan suatu rangkaian yang berkaitan satu sama lain untuk mendapatkan informasi dari sebuah perusahaan untuk melakukan proses pencatatan akuntansi. Tugas sistem informasi yaitu pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data, dan menyediakan dokumen. SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar dan menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.

b.      Tahap kedua

Muncul konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen) yaitu menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya. SIM merupakan suatu sumber daya organisasi yang menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum mewakili suatu unit organisasi seperti suatu tingkat manajemen atau suatu area fungsional.

SIM sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.

Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

c.       Tahap ketiga

Ilmuwanan dari MIT (Messachusetts IT) memformulasikan sistem pendukung keputusan atas DSS. DSS (Decision Support System) adalah penghasil informasi yang ditujukan untuk suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer serta pengambilan keputusan.

Sistem Pendukung Keputusan merupakan suatu ystem interaktif yang mendukung keputusan dalam proses pengambilan keputusan melalui alternatif-alternatif yang diperoleh dari hasil pengolahan data, informasi dan rancangan model.

1)      Karakteristik Sistem Pendukung Keputusan

· Mendukung proses pengambilan keputusan, menitik beratkan pada management by perception.

·   Adanya interface manusia / mesin dimana manusia (user) tetap memegang control proses pengambilan keputusan.

·  Mendukung pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi terstruktur  dan tidak terstruktur.

· Memiliki kapasitas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan.

·   Memiliki subsistem – subsistem yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga dapat berfungsi sebagai kesatuan item.

·  Membutuhkan struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh tingkatan manajemen

2)      Tujuan

·   Meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan dan bukan peningkatan efisiennya.

·   Memberikan dukungan pembuatan keputusan kepada manajer pada semua tingkat dengan membantu integrasi antar tingkat.

·  Memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan pada masalah yang semi/tidak terstruktur.

d.      Tahap keempat

Berfokus pada komunikasi dengan adanya perkembangan OA (office automation). Aplikasi OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik, seperti modem, faksimil, word-processing, electronic mail, dan desktop publishing.

Otomasi perkantoran (Office Automation) mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan. Kelompok pemakai OA adalah manajer, sekretaris, dan pegawai administrasi. Tujuan dari OA untuk mengurangi biaya administrasi, pemecahan masalah, dan pelengkap serta bukan pengganti. Beberapa contoh aplikasi OA yaitu pengolahan kata, e-mail, voice mail, kalender elektronik, konferensi audio/video, konferensi komputer, imaging, dan desktop publishing.

e.      Tahap kelima

Berfokus pada konsultasi dengan berkembangnya kecerdasan buatan (AI) adanya Sistem Pakar (expert systems) yaitu sistem yang menyediakan layanan  seperti layaknya seorang konsultan manajemen.

Sistem pakar adalah sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke komputer. Dimana komputer tersebut ditujukan agar dapat menyelesaikan masalah seperti apa yang biasa dilakukan oleh para ahli. Selain itu di dalam sistem pakar terdapat keuntungan, kelemahan dan bentuk sistem.

1)      Keuntungan Sistem Pakar :

·        Bisa melakukan proses berulang secara otomatis.

·        Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar.

·        Meningkatkan output dan produktivitas.

·        Meningkatkan kualitas.

2)      Kelemahan Sistem Pakar :

·        Biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya sangat mahal.

·        Sulit dikembangkan.

·        Sistem pakar tidak 100% bernilai benar.

3)      Bentuk Sistem Pakar :

·   Berdiri sendiri: merupakan software yang berdiri sendiri, tidak tergabung dalam software lain.

·  Tergabung: merupakan bagian program yang terkandung di dalam suatu algoritma (konvensional).

·   Menghubungkan ke software lain: bentuk ini biasanya merupakan sistem pakar yang menghubungkan ke suatu paket program tertentu, misalnya DBMS.

SUMBER

Eriyatno. 1999. “Ilmu Sistem: Meningkatkan Mutu dan Efektivitas Manajemen. Jilid Satu. IPB Press, Bogor. Hal. 26.

 Jogianto HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Andi. Yogyakarta. 

 Robert G Murdick, dkk. 1991. Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern,

 Jakarta : Erlangga.